Работа с документами

В начале месяца до 5 числа высылаем напоминание клиентам о том, что требуется предоставить документы. В случае если клиентом документы систематически присылаются, следует сначала убедиться что у нас документов не хватает.

После 15-20 числа, как проведена выписка банка за предыдущий месяц, закрывающий бухгалтер повторно напоминает о предоставлении документов.

После двух напоминаний и отсутствии реакции, следует написать клиенту письмо на электронную почту, о том что необходимо предоставить документы.

Документы могут присылаться клиентов в телеграмм чат рабочий либо на почту емейл. Но пытаемся постоянно напоминать, то все документы лучше присылать на почту.

Все присланные документы сохраняем на сервере D:\DATA\Documents\Clients по соответствующим папкам (наименование клиента).

Вся работа ведется на сервере и ТОЛЬКО НА СЕРВЕРЕ!

Документы, присланные в телеграмме, необходимо сохранить на сервере в папку клиента, распечатать. Затем на основании документа отразить операцию в 1С и сшить в папку клиента (физическую). Когда клиент предоставляет оригиналы, копии (распечатки) следует заменить на оригиналы.

Если клиент присылает документы на электронную почту, то следует делать дополнительные действия. 

Каждому клиенту присвоен ярлык.

Когда от клиенты поступило письмо, то мы, когда заходим в письмо, делаем следующие действия

1. открыли письмо
2. присвоили ярлык — на верхней панели письма есть знак ярлычка.

Если клиент новый и нет ярлыка, то ярлык следует создать

3. после того как присвоен ярлык, письмо следует перенести в архив

Затем сохраняем на сервере в папку клиента, распечатываем. На основании документа отразить операцию в 1С и сшить в папку клиента (физическую). Когда клиент предоставляет оригиналы, копии (распечатки) следует заменить на оригиналы.

Порядок действий установить ярлык, сохранить в архив, сохранить документ — не обязательно делать именно в такой последовательности. Но во избежании ошибок сначала рекомендуется, так как такова уже выработанная механика, которая упростит понимание и последовательность действий.

Каждый сотрудник может создать себе свою личную папку на сервере для хранения документов для работы. Но ВАЖНО! чтобы там не было клиентских документов, а только те, которые сотрудник себе разработал для своего удобства или необходимости.